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客戶論文:智能麻醉藥品管理機在我院門診藥房麻醉藥品管理中的應用

2015年.10月.10號
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智能麻醉藥品管理機在我院門診藥房麻醉藥品管理中的應用

顧寶晨,陳蓉,包健安(蘇州大學附屬第一醫院藥學部,江蘇蘇州215006)

中圖分類號 R95 文獻標志碼 A

文章編號 1001-0408(2015)25-3534-03

DOI 10.6039/j.issn.1001-0408.2015.25.27

摘 要 目 的:促進麻醉藥品的信息化、規范化管理,提升藥房管理水平。方法:介紹智能麻醉藥品管理機的功能以及在我院的應用情況,通過比較其使用前后1 個月(或1 季度)相關指標的結果評價其應用效果。結果:我院使用的智能麻醉藥品管理機具有登錄、取藥、補藥和效期管理、庫存查詢和更新、交接班、記錄和數據處理等功能。與使用前比較,使用后庫存減少了35.2%,周轉率提高了53.4%;二級庫管理員平均每天請領和登記麻醉藥品的時間分別縮短了84.1%(13.2 min vs. 2.1 min)和88.9%(10.8 min vs.1.2 min);出門差錯由3 次減少為1 次,減少了66.7%;同時空間利用高度整合,提升了藥房的整體形象;自動化藥房的建設形成了規模和體系。結論:智能麻醉藥品管理機在門診藥房的應用減少了庫存成本,提高了工作效率和用藥安全,使麻醉藥品的管理更加規范化、科學化和精細化。

關鍵詞 智能麻醉藥品管理機;門診藥房;麻醉藥品管理


麻醉藥品的規范管理是各級衛生行政部門、藥品監督管理部門及藥品使用單位的重要職責,對醫院門診藥房麻醉藥品的管理一直是藥房管理工作的重中之重[1]。如何能做到既方便臨床使用又易于藥房管理,且符合法律規范、確保用藥安全,在醫院信息化需求不斷加大的新形勢下,麻醉藥品的信息化管理是比較符合趨勢的一種解決方法。為此我院購買了一臺國產智能麻醉藥品管理機,在麻醉藥品的信息化管理中進行了一些有益的探索。筆者在本文中主要介紹智能麻醉藥品管理機的功能以及在我院的應用情況,以期為他院提供參考。

1 門診藥房傳統麻醉藥品管理的隱患

我國對麻醉藥品實行專人負責、專柜加鎖、專用賬冊、專用處方、專冊登記的“五專”管理[2],目前多為手工管理,手續煩瑣[3-4],存在以下弊端。

1.1 安全隱患

按照“五專”管理要求,麻醉藥品要求專柜加鎖,取藥時開鎖,取完藥時及時鎖上。目前大多數醫院為了提高麻醉藥品擺放安全性,都將麻醉藥品存放在保險柜內,但是保險柜開鎖、關鎖很不方便,特別是在藥房工作高峰時段,很難保證保險柜的鎖能及時鎖上。由此導致專柜加鎖的管理有時很難實現,故存在一定的安全隱患。

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圖:專柜加鎖,極不方便

1.2 藥品質量隱患

對于一些拆零的口服麻醉藥品,如阿桔片、可待因等片劑,拆零后外包裝上沒有批號,容易造成藥品積壓過期,存在藥品質量隱患。

1.3 差錯隱患

手工取藥存在差錯隱患,特別是“三甲”綜合性大型醫院,麻醉藥品種類多、劑型多、規格多,一旦出現差錯,一方面使患者的用藥安全得不到保障,另外一方面導致藥房賬物不相符,故對藥房工作的正常運行帶來極大的不便。

1.4 賬物不相符時難以追溯

麻醉藥品需每天盤點,若采取人工清點、簽字確認的方式進行交接,由于不能做到實時監控,當賬物不符合的時候很難追溯出現問題的環節。

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圖:手工臺賬,信息化程度低,管理麻煩


1.5 人工管理效率不高

二級庫管理藥師每天會花費較長時間人工完成麻醉藥品的專冊登記;由于多根據經驗請領麻醉藥品,有時會造成庫存積壓,降低藥品的周轉。故這種工作模式相對落后、效率不高,不能順應醫院信息化、數字化建設的要求。

2 智能麻醉藥品管理機功能介紹

基于傳統麻醉藥品管理中存在的弊端,我院門診藥房使用智能麻醉藥品管理機,將其與醫院信息系統(HIS)有效結合,可實現對麻醉藥品的信息化管理。患者在收款處交費后,麻醉藥品處方信息(包括麻醉藥品處方號、患者姓名、藥品名稱、規格、數量)經門診藥房數據服務器傳遞給智能麻醉藥品管理機,調配藥師在設備系統上登陸后,選取相應的處方號,系統會自動提示藥師完成取藥,操作非常便捷。麻醉藥品信息傳遞及調配步驟見圖1。

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智能麻醉藥品管理機具體有以下功能:

2.1 登錄功能

對登陸智能麻醉藥品管理機的藥房工作人員進行權限設定后,工作人員可以選擇輸入用戶名和密碼登錄,也可以直接刷工卡或通過指紋錄入的方式進行登錄。如果智能麻醉藥品管理機在30s內沒有進行操作,系統會自動退出到登陸界面,如需再次操作需要重新登陸。

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2.2 取藥功能

藥師登錄后,系統直接跳轉到取藥界面,藥師選擇需要調劑的處方后,界面顯示該處方的詳細信息。藥師點擊需要調劑的藥品后,在設備對應位置處會自動彈出,LED燈提示藥品所在具體的藥格(取藥同時會對取藥人員進行拍照和視頻錄像),引導藥師取藥,取藥完成后庫存量會自動重新計算。

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2.3 補藥和有效期管理功能

二級庫管理藥師確定需要補藥的麻醉藥品后,可以及時修改麻醉藥品的信息,包括藥品的名稱、廠家、規格、有效期、存放位置等信息。對于有兩種批號的同一種藥品,可以分別存放在不同的藥格里,以示區分。當藥師取藥時智能麻醉藥品管理機會根據藥品所在的區域和“近效期先出”的原則,優先提示效期較近的藥品出藥,實現藥品和信息的實時跟蹤。

2.4 庫存查詢和更新功能

智能麻醉藥品管理機在庫存界面可顯示出機器內存放的每種麻醉藥品的實時庫存,方便二級庫管理藥師核對和清點。當需要調整麻醉藥品基數或者出現賬物不符需要調整庫存時,藥師可以選擇需要修改庫存的藥品,進行庫存更新,同時機器會實時記錄每次修改庫存的時間和詳細信息,便于追溯。

2.5 交接班功能

交接班功能用于交班藥師和接班藥師(通常為二級庫管理藥師)雙方對麻醉藥品信息的確認。首先由交班藥師登陸,根據麻醉處方藥品實際消耗量核對藥品理論庫存數和實際庫存數是否相符,確認正確后,二級庫管理藥師進行補藥。補藥完成后,二級庫管理藥師在交接班界面再進行登陸,對每一層存放的麻醉藥品逐一清點,確認庫存無誤后,雙方完成交接同時在麻醉藥品交接本上簽字確認。

2.6 記錄功能

記錄功能主要用于追溯智能麻醉藥品管理機的操作。智能麻醉藥品管理機配備兩個攝像頭,對每次操作機器的藥師進行拍照,同時對操作過程進行全程錄像。當出現賬物不符需要分析原因的時候,選擇需要追溯的時間段,系統會列出在該時間段內操作系統的所有記錄。二級庫管理藥師可以對記錄進行分析,及時發現賬物不符發生的環節和原因。

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2.7 數據處理功能

智能麻醉藥品管理機可實時處理數據,對每次操作都可進行實時記錄,包括患者的處方信息、麻醉藥品庫存信息、藥品信息修改等。二級庫管理藥師可以根據需要將數據導出,自動生成交接記錄和庫存記錄等表格,定期對數據進行分析,了解麻醉藥品使用情況,及時調整麻醉藥品庫存和基數。

3 智能麻醉藥品管理機在我院門診藥房麻醉藥品管理上的應用效果

3.1 減少庫存,節約成本

智能麻醉藥品管理機可實時監控庫存并記錄藥品的使用情況,通過分析藥品的使用習慣預測庫存趨勢,提前發出補貨信息,保證庫存始終保持在最優的范圍內,從而減少無效庫存,加速藥品周轉,節省空間、節約成本。為了說明智能麻醉藥品管理機的應用對我院門診藥房麻醉藥品庫存的影響,現分析智能麻醉藥品管理機使用前后1 個月麻醉藥品庫存和周轉率的變化,庫存周轉率=月銷售總金額×2/(月初庫存金額+月末庫存金額)×100%(以零售價計算),結果見表1。

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從表1可以看出,智能麻醉藥品管理機的應用使得庫存大大降低,使用后1 個月,麻醉藥品的庫存金額減少了35.2%,周轉率由106.3%提高到159.7%,提高了53.4%。

3.2 優化工作流程,減輕工作負擔

智能麻醉藥品管理機與HIS連接,數據會自動上傳至服務器備份,數據導出后,根據需要可以自動生成麻醉藥品請領單、空缺麻醉藥品清單、交接班記錄、麻醉藥品使用登記單等表格。這些功能改變了傳統管理模式中麻醉藥品根據經驗人工請領、人工登記的弊端,提高了工作效率,解放了藥師,可以讓藥師有更多的時間和精力為患者提供更優質的服務。統計智能麻醉藥品管理機使用前后1 個月平均每天請領和登記麻醉藥品的時間(任選1 周統計的平均每天請領和登記麻醉藥品的時間),使用前分別為13.2、10.8 min,使用后分別為2.1、1.2min,分別縮短84.1%和88.9%,因此使用智能麻醉藥品管理機后大大提高了工作效率。

3.3 提高用藥安全性

藥師登錄后方可取藥,取藥完成后若30s內未操作,系統會自動退出,保證藥品的存放安全,將麻醉藥品“專柜加鎖”的管理落到了實處;通過藥品查詢與定位系統,可以有效減少取藥過程中的差錯;當賬物不符時,可以根據機器拍攝的照片和視頻,及時追溯問題發生的原因和環節;可跟蹤藥品信息,及時修改藥品的廠家、有效期等信息,尤其是實現了拆零藥品的效期跟蹤。通過以上環節,保證了患者的用藥安全。筆者分析了智能麻醉藥品管理機使用前后1 個季度麻醉藥品的出門差錯(外差)數量及原因,結果使用前出門差錯為3 次,包括數量錯誤1 次和品項錯誤2 次;使用后只發生了1 次數量錯誤,減少了66.7%。從出門差錯發生的原因看,在該管理機使用前,出門差錯主要為數量差錯和品項差錯;在使用后,由于管理機具有定位功能,故差錯發生原因以數量差錯為主。

3.4 空間利用高度整合,提升藥房的整體形象

智能麻醉藥品管理機在門診藥房的使用實現了麻醉藥品的分散取藥、統一管理,保持了藥房環境的整齊有序,提升了藥房的整體形象。

3.5 自動化藥房的建設形成了規模和體系

我院自2011 年開始建設自動化藥房,先后配備了4 臺智能存儲設備、2 臺快速發藥機和1 臺高速發藥機,70%左右的藥品實現了自動化調劑(其余為有特殊儲存要求的藥品或貴重藥品等)。智能麻醉藥品管理機的應用使得麻醉藥品的調配和管理也實現了自動化,使自動化藥房的建設實現規模化、一體化。

4 智能麻醉藥品管理機的不足之處

我院使用的智能麻醉藥品管理機是該公司生產的第一臺智能麻醉藥品管理機,不足之處就是存儲麻醉藥品的格子空間太小(200 mm×130 mm×60 mm),存放的藥品數量有限(以110 mm×60 mm×20 mm大小的盒子為例,每格最多只能放6 盒藥),同一個品種同一個批號要分別存放在不同的格子中。因此,在藥品擺放布局和空間上還需要進一步優化設計,使之更加人性化、合理化。

5 結語

智能麻醉藥品管理機在門診藥房的使用解決了傳統管理模式中存在的安全隱患、藥品質量隱患和差錯隱患,對麻醉藥品調配過程可進行實時監控,實現了麻醉藥品的信息化、數字化的管理,提高了藥師的工作效率和準確性[5],使麻醉藥品的管理更加科學、規范和精細,做到了安全、便捷和自動化,順應了醫院信息化管理的要求,符合國家對麻醉藥品管理的規定,確保了麻醉藥品的安全使用[6]。

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